คู่มือ! วางแผนจัดคอนเสิร์ต มีขั้นตอนอย่างไร?

คอนเสิร์ต คือหนึ่งในกิจกรรมความบันเทิงที่ใครหลายคนรอคอยหลังจากผ่านพ้นวิกฤตในช่วงโควิด 19 ด้วยบรรยากาศที่สนุกสนานและน่าจดจำ อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานสามารถใกล้ชิดศิลปินในดวงใจนอกเหนือเพียงจากการติดตามผ่านช่องทางออนไลน์เท่านั้น และในช่วงปลายปีถือได้ว่าเป็นช่วง High Season ของการจัดคอนเสิร์ต การวางแผนที่ดีจะช่วยให้คอนเสิร์ตของคุณออกมาราบรื่นและน่าประทับใจ

บทความนี้สยามชัยเต็นท์จะมาแนะนำว่า การจัดคอนเสิร์ตต้องเตรียมอะไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของสถานที่จัดงาน ศิลปิน และสำหรับผู้จัดงานอีเวนต์หรือออร์แกไนเซอร์ที่กำลังวางแผนจัดงานคอนเสิร์ตในช่วงเวลาที่กำลังจะมาถึงนี้

การจัดคอนเสิร์ต ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

ในการวางแผนขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ตให้ได้ประสิทธิภาพและไม่มีปัญหาระหว่างทาง ผู้จัดงานควรให้ความสำคัญกับปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็น

กำหนดเป้าหมายในการจัดคอนเสิร์ต

ผู้จัดงานควรคำนึงถึงคือการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่ามีจุดประสงค์เพื่ออะไร เช่น สร้างรายได้จากการจำหน่ายบัตรคอนเสิร์ต, โปรโมตผู้สนับสนุนการจัดงาน, โปรโมตศิลปินให้เป็นที่รู้จักมากขึ้น เป็นต้น และเมื่อวางเป้าหมายเรียบร้อยแล้ว ควรกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับการจัดงาน ดังนี้

ธีมงาน

การเลือกธีมงานคอนเสิร์ตควรคำนึงถึงหลากหลายปัจจัย อาทิ แนวเพลงและบุคลิกของศิลปิน, ช่วงอายุของกลุ่มเป้าหมายหลัก, ความโดดเด่นและแตกต่างจากงานคอนเสิร์ตอื่น ๆ รวมถึงความเหมาะสมของสถานที่จัดงาน เช่น หากเป็นคอนเสิร์ต T-Pop อาจใช้เป็นพื้นที่กลางแจ้ง เน้นธีมที่สดใส มีจุดถ่ายรูปสำหรับกลุ่มเป้าหมายวัยรุ่น หรือหากเป็นคอนเสิร์ตร็อกที่รวบรวมศิลปินรุ่นใหญ่ไว้มากมาย อาจเลือกจัดงานในฮอลล์ และเน้นธีมที่มีความเคร่งขรึม

นอกจากนี้ การจัดคอนเสิร์ตกลางแจ้งเพื่อรองรับผู้ร่วมงานจำนวนมาก ควรมีการจัดพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับศิลปิน สตาฟจัดงาน หรือแม้กระทั่งผู้สนับสนุนภายในงาน โดยเลือกใช้เต็นท์ผ้าใบที่มีความแข็งแรง เพื่อใช้เป็นจุดพักผ่อน หรือจุดวางอุปกรณ์เครื่องเสียงให้เป็นสัดส่วนชัดเจน

ศิลปินที่ต้องการเชิญ

หากเลือกศิลปินที่มีความนิยมสูง ควรเลือกสถานที่จัดงานที่กว้างขวางมากพอที่จะรองรับแฟนคลับจำนวนมาก และมีระบบการจัดการผู้ชมที่ดี รวมถึงหากเป็นคอนเสิร์ตที่รวบรวมศิลปินที่หลากหลาย ควรเลือกศิลปินในแนวเพลงที่ใกล้เคียงกัน หรือมีกลุ่มเป้าหมายที่ตรงกัน เพื่อให้ไลน์อัปศิลปินมีความเหมาะสม และควรเช็กตารางคิวของศิลปินล่วงหน้าว่าในช่วงนั้นศิลปินมีติดงานหรือคอนเสิร์ตอื่นหรือไม่ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดงานภายหลัง

วางแผนงบประมาณจัดคอนเสิร์ต

หลังจากวางแผนคร่าว ๆ แล้ว ต่อไปคือการจัดสรรงบประมาณสำหรับการจัดคอนเสิร์ต โดยค่าใช้จ่ายหลัก ๆ ที่ควรต้องวางแผนมีดังต่อไปนี้

ค่าเช่าสถานที่จัดคอนเสิร์ต

โดยทั่วไปแล้วสถานที่จัดงานคอนเสิร์ตมักเป็นพื้นที่สำหรับจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะ เช่น ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ อิมแพค เมืองทองธานี หรือราชมังคลากีฬาสถาน เป็นต้น แต่ก็มีทางเลือกอื่น ๆ เช่น คลับ ร้านอาหาร หรือสวนสาธารณะ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของงานที่ต้องการ

นอกจากขนาดและค่าเช่าแล้ว ผู้จัดยังควรพิจารณาปัจจัยอื่น ๆ อาทิ ทำเลที่ตั้ง การเดินทาง สิ่งอำนวยความสะดวก ความจุ และบรรยากาศของสถานที่ รวมถึงควรเปรียบเทียบราคาและจองล่วงหน้าเพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะได้สถานที่ตามที่ต้องการ

ค่าจ้างศิลปิน

ราคาว่าจ้างศิลปินจะขึ้นอยู่กับหลาย ๆ ปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ระยะเวลาที่ใช้ในการแสดง ชื่อเสียงและความนิยมของศิลปินนั้น ๆ การจ้างในรูปแบบเดี่ยวหรือเต็มวง รวมถึงค่าเดินทางหรือค่าที่พักในกรณีที่จัดงานคอนเสิร์ตในพื้นที่ต่างจังหวัด ผู้จัดงานจึงควรเจรจาต่อรองและทำข้อตกลงกับศิลปินหรือผู้จัดการให้เรียบร้อย

ค่าประชาสัมพันธ์ โฆษณางาน

สำหรับคอนเสิร์ตขนาดใหญ่ อาจลงทุนใช้กลยุทธ์การตลาดที่เข้าถึงผู้คนหลากหลาย เช่น การปิดป้ายโฆษณาตามสถานที่สำคัญ หรือการสร้างเว็บไซต์เพื่อโปรโมตงานโดยเฉพาะ ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงแต่สามารถใช้งานได้ในระยะยาว ส่วนงานคอนเสิร์ตขนาดเล็ก อาจเลือกใช้การโปรโมตแบบเฉพาะเจาะจง เช่น โพสต์บนช่องทางออนไลน์หรือใช้การบอกต่อแบบปากต่อปากจากกลุ่มแฟนคลับ เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในการจัดคอนเสิร์ต

นอกเหนือจากที่กล่าวไปข้างต้น ผู้จัดควรเตรียมค่าใช้จ่ายในส่วนอื่น ๆ ทั้งค่าจ้างสตาฟจัดงาน ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าอุปกรณ์เครื่องเสียง รวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับกรณีฉุกเฉินอื่น ๆ ไว้ล่วงหน้า

เลือกสถานที่จัดคอนเสิร์ตที่เหมาะสม

การเลือกสถานที่คือหนึ่งในขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ตที่สำคัญไม่แพ้กับขั้นตอนอื่น โดยควรพิจารณาจากขนาดของสถานที่ที่สอดคล้องกับจำนวนผู้ร่วมงาน, สิ่งอำนวยความสะดวกโดยรอบพื้นที่ เช่น ห้องน้ำ ร้านอาหาร จุดจอดรถต่าง ๆ ทำเลที่ตั้งที่เดินทางสะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกลุ่มเป้าหมายหลักเป็นวัยรุ่น ควรเลือกสถานที่ที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย เช่น ใกล้รถไฟฟ้าหรือเส้นทางคมนาคมหลัก รวมถึงในส่วนของค่าเช่าสถานที่ว่ามีความสอดคล้องกับงบประมาณที่เราวางไว้หรือไม่

ตัวอย่างสถานที่จัดงานคอนเสิร์ต

โดยสถานที่จัดคอนเสิร์ตที่ได้รับความนิยมจากผู้จัดงานส่วนใหญ่จะเป็นพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่ จุคนได้มากพอสมควร สามารถแบ่งพื้นที่ได้เป็นสัดส่วนชัดเจน นอกจากนี้ ยังต้องมีทำเลที่ตั้งสะดวก สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน และระบบแสง สี เสียงที่ทันสมัย

หอประชุม

หอประชุมถือเป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ สำหรับออร์แกไนเซอร์ที่ต้องการจัดงานคอนเสิร์ต เพราะมีความสะดวกในการติดตั้งเวที เครื่องเสียงต่าง ๆ พร้อมทั้งยังอยู่ในพื้นที่ร่ม ช่วยให้ไม่ต้องกังวลเรื่องสภาพอากาศที่ไม่เป็นใจ

หอประชุมที่นิยมใช้ในการจัดงานคอนเสิร์ต

• อิมแพ็ค อารีน่า เมืองทองธานี : ความจุผู้ชม 12,000 ที่นั่ง
• ธันเดอร์โดม เมืองทองธานี : ความจุผู้ชม 3,500 ที่นั่ง
• BITEC Live : ความจุผู้ชม 7,000 ที่นั่ง
• ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ : ความจุผู้ชม 21,251 ที่นั่ง
• UOB LIVE Emsphere : ความจุผู้ชม 4,090 ที่นั่ง

สนามกีฬา

สนามกีฬาแต่ละแห่งจะมีที่นั่งอัฒจันทร์ที่เรียงเป็นชั้น ๆ ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถรับชมคอนเสิร์ตและสนุกสนานได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการถูกบดบังสายตา อีกทั้งยังสามารถรองรับจำนวนผู้ชมได้จำนวนสูงสุดถึง 50,000 ที่นั่ง จึงเหมาะกับงานคอนเสิร์ตขนาดใหญ่ระดับประเทศ

สนามกีฬาที่นิยมใช้ในการจัดคอนเสิร์ต

• สนามกีฬาแห่งชาติ (สนามศุภชลาศัย) : ความจุผู้ชม 19,793 ที่นั่ง
• ราชมังคลากีฬาสถาน : ความจุผู้ชม 51,560 ที่นั่ง
• อินดอร์ สเตเดียม หัวหมาก : ความจุผู้ชม 6,000 ที่นั่ง

ลานกิจกรรม

สำหรับคอนเสิร์ตขนาดเล็กที่เน้นความสะดวกในการเดินทาง หรือการเข้าถึงศิลปินได้อย่างใกล้ชิด ลานกิจกรรมภายในศูนย์การค้าก็เป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจ อีกทั้งยังมีราคาที่ไม่สูงมาก เหมาะกับงานมินิคอนเสิร์ตหรืองานโปรโมตสินค้าและแบรนด์

ลานกิจกรรม/สวนสาธารณะที่นิยมใช้ในการจัดงานคอนเสิร์ต

• ลาน Parc Paragon
• ลานกิจกรรม MBK Center
• ลาน centralwOrld Square

เลือกศิลปิน และวางแผนการแสดงให้เข้ากับธีมที่จัดคอนเสิร์ต

สำหรับคอนเสิร์ตเดี่ยวที่จัดแสดงโดยศิลปินเพียงคนเดียวหรือวงเดียว ผู้จัดงานอาจเน้นไปที่การวางแผนตารางเวลาและการประสานงานกับศิลปินโดยตรง แต่เมื่อต้องจัดคอนเสิร์ตที่รวมศิลปินหลายวงเข้าด้วยกัน ผู้จัดงานจำเป็นต้องใส่ใจในรายละเอียดหลายอย่าง เช่น

• การเลือกศิลปิน: ควรเลือกศิลปินที่สอดคล้องกับธีมงานและกลุ่มเป้าหมาย โดยพิจารณาจากประวัติ ผลงาน และภาพลักษณ์ของศิลปิน
• ค่าตัวและสัญญา: การตกลงเรื่องค่าตัวและเงื่อนไขต่างๆ กับศิลปินแต่ละวง ควรทำเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง
• ตารางการแสดง: การจัดลำดับการแสดงของแต่ละวง ควรคำนึงถึงความเหมาะสมของเวลา ความยาวของแต่ละการแสดง รวมถึงความต่อเนื่องของบรรยากาศในงาน
• อุปกรณ์และทีมงาน: ควรประสานงานกับทีมงานของศิลปินแต่ละวง เพื่อเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นให้พร้อม และวางแผนการใช้งานเวทีและพื้นที่หลังเวที

โฆษณา ประชาสัมพันธ์ให้งานเป็นที่รู้จัก

เมื่อวางไลน์อัปศิลปินเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดควรโฆษณาและประชาสัมพันธ์งานเพื่อให้ผู้ติดตามหรือผู้ที่สนใจรับทราบและซื้อบัตรเพื่อเข้าชมงาน โดยจัดทำโปสเตอร์ที่รวบรวมข้อมูลสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น รายชื่อศิลปินที่เข้าร่วมงาน เวลาที่ศิลปินขึ้นแสดง ราคาบัตรที่จำหน่าย หรือหากมีโปรโมชันราคาพิเศษควรใส่กำกับไว้เพื่อกระตุ้นให้ผู้ชมเร่งการตัดสินใจ และโพสต์ลงบนช่องทางโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ หรือทำเป็นโปสเตอร์ปิดประกาศไว้ตามสถานที่สำคัญที่ต้องการ

นอกจากนี้ ผู้จัดงานอาจเลือกใช้แพลตฟอร์มจำหน่ายบัตรที่น่าเชื่อถืออย่าง ThaiTicketMajor, Eventpop, All Ticket เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ชมในการซื้อบัตรได้

ทั้งหมดนี้คือขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ตที่ออร์แกไนเซอร์ควรให้ความสำคัญ เพื่อให้ผลลัพธ์ของงานออกมาราบรื่นและน่าประทับใจสำหรับผู้ร่วมงาน และเมื่องานคอนเสิร์ตเสร็จสิ้นแล้ว ควรประเมินผลว่าบรรลุจุดประสงค์ที่วางเอาไว้ตั้งแต่ต้นหรือไม่ รวมถึงนำฟีดแบ็กทั้งในแง่บวกและแง่ลบมาปรับปรุงสำหรับการจัดคอนเสิร์ตในครั้งถัด ๆ ไป

สำหรับใครที่กำลังมองหาบริการเช่าเต็นท์ผ้าใบคุณภาพสูง สำหรับการจัดคอนเสิร์ตกลางแจ้ง หรือจะเป็นการจัดบูธ หรือ จัดงานกีฬาสี ต่าง ๆ สยามชัยเต็นท์ เป็นผู้ให้บริการเช่าเต็นท์ผ้าใบทั้งแบบรายวัน-รายเดือน มีให้เลือกหลายขนาด หลายรูปแบบ แข็งแรงทนทาน ได้มาตรฐาน นอกจากนี้เรายังมีบริการดูพื้นที่หน้างานพร้อมให้คำปรึกษา และบริการติดตั้งเต็นท์ผ้าใบจากทีมผู้เชี่ยวชาญทุกที่ทั่วประเทศ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรืออยากสอบถามรายละเอียด สามารถติดต่อเราผ่านข้อมูลด้านล่างนี้ได้เลย!

ติดต่อเช่าเต็นท์จัดคอนเสิร์ต

Facebook: siamchaitentevent

Line: @siamchaitent

โทร: 02-812-8650-8, 099-245-1542